数年前に終えた、ある相続税申告があります。
この案件、（街の個人税理士にとっては）かなりの大型案件でした。

実際、作業はとても大変でしたが、久々に見直してみたところ、フォルダー内の総ファイル数が、ちょうど「2,500ファイル」ありました。

相続税の計算・申告をする際、その遺産規模よっては、ファイル数が膨大になることがあります。
効率的にファイル管理をするためには、どうすれば良いのでしょうか？

※ちょうど2,500ファイルだった相続税の作業フォルダ。

相続税申告はファイル管理が大切

税理士が相続税の計算する場合、次のような手順を踏むことになります。

ここで考えたいのが、二番目の「資料を整理する（コピー・スキャン）」という部分です。

相続税の申告書を作成する際は、お客様から色々な資料を集めることになりますが、そのなかで大切なのは資料整理です。

最近は、お預かりした資料をスキャナーで読み取って、PDF形式やドキュワークス形式のファイルにして管理する方法が主流だと思います。
※ベテランの先生方は、今までどおりコピーして紙で保存することが主流かもしれませんが。

スキャナーで読み取ってファイル形式にすることのメリットとして「資料を加工できる」ということが挙げられます。

具体例を挙げてご説明しましょう。

 預金通帳を加工する場合

※筆者の通帳を加工して本サンプルを作成しています。

相続税で、まずチェックすべきが「名義預金（めいぎよきん）」です。

※名義預金については「夫婦間の現金・預貯金にかかる相続税とは？（財産は誰のもの？）」や「相続税の勘違い（１）「へそくりは誰のもの？（名義預金について）」
」を参考にしてみてください。

よくあるのですが、ご主人が病気になって入院し、数ヶ月後に死亡した。
このような場合は、普通は、お亡くなりになる前にご主人が、

「おれ（夫）が亡くなったら、葬儀費用で大変だろう。このキャッシュカードを使って、葬式で必要なお金を引き出しておいてくれ」

ということで、奥様が葬儀費用として、数十万円～数百万円を引き出すことが多いです。

引き出すと、当然ですが、相続開始時点（死亡時点）での預金が減ります。
税務署は「相続開始直前に引き出した預金は、どこに行ったか？」ということをチェックします。

相続税申告書に預金通帳のコピーを添付して、そこに、

• 相続開始日（死亡日現在）の預金残高
• 相続開始直前に引き出した預金の使いみち（手元現金として計上されているか？）
• 相続開始数年前（おおむね5年～6年程度前）の預金異動の検討結果
  ※被相続人のお金が、他の親族等に流れていないか？

これらの検討結果を記載すれば、税務署の方の心象も良いですし、何より、税務調査の件数が減ると、個人的には思っています。

土地評価資料を加工する場合

※サンプルとして、適当な数字で作成した図面。

また、土地評価をする際にも、スキャンした資料を加工します。

具体的には、測量図があればそれを基に作成し（三斜測量図であればＣＡＤで復元し、座標図面であれば座標を入力）、測量図がなければ公図等をもとに作成します。

これらの資料をスキャンし（または数値をＣＡＤソフトに直接入力し）、土地図面を作成します。

※縮尺も「1/250」といったように、三角スケールで計りやすいサイズで作れば、税務署の方も、机上で確認しやすくなりますね。

ファイルをフォルダ名で管理する

上記以外にも、様々なファイルを作成する必要がありますが、これらの大量のファイルを効率敵に管理するには、どうすれば良いのでしょうか？

私は、下記の図のようにして管理しています。

フォルダの並び順には、意味があります。

それは、国税庁の手引き「相続税の申告のしかた（平成29年分用）」を参考にしているということです。

この手引きに記載されている順番で財産・債務を記載することになります。
そして、添付書類の目次を作っているのであれば、目次もこの順番に並べることになります。

そのため、フォルダも数字をつけて、その順番通りに並べることになります。
そうすれば、作成したファイルがどこにあるか、迷うことはないでしょう。

普通の相続であれば、数十件程度のファイルですから、整理しなくても、あまり問題にならないかもしれません。

ですが、遺産規模が10億円を超える、土地を50個以上持っている、そんな場合は、ファイルも数百個～数千個になるでしょう。

※財産評価のＰＤＦファイルが数百個ある場合（特に土地評価資料＝土地謄本や測量図）、1つのフォルダに入れておくと、何が何だか、分からなくなります。

ウィンドウズＸＰまでは、フォルダ名の頭に数字を入れ、順番に管理しようとすると、

「1→2→3→」

と付けていくと、

「1→11→12→2→3」

となってしまっていました。

ですが、ウィンドウズ7からは、

「1→2→3→11→12」

となり、きちんと番号順にフォルダが並ぶようになり、便利になりました。

ファイルを更新する際はコピーして日付を付ける

相続税を計算していると（特に土地評価の計算での、あるあるですが）

「あ！やっぱり昨日の計算方法が正しかったんだ！」

ということがあります。

例えばですが、

• エクセルで預金を集計する
• 土地評価の想定整形地をＣＡＤ（簡易図面作成ソフト）で作成する
• ドキュワークスで名義預金の検討結果を追加した
• 文章で書面添付の内容を詳細に記載した

上記のような作業をすると、特に、そのような事案が発生します。

その場合に備えて、私は次のような方法をとっています。

※これは、土地図面を「TurboSketchi」というＣＡＤソフトで作成した場合を想定しています。

作業前に、必ず、前日のファイルを選択して、

「Ｃｔｒｌ＋Ｃ　→　Ｃｔｒｌ＋Ｖ」

を押して、ファイルをコピーし、ファイル名を当日の日付に書き換えて、新しく作成したファイルで作業するようにしています。

こうすることにより、間違った図面を作成しても、前日（または更に以前の日付）まで戻ることができ、時間節約につながります。

※エクセルファイル、ドキュワークスファイルでも同様の方法をとっています。

 

税理士は「職人」と呼ばれることがあります。

私の職人の定義は、

「時間をかけないと身につけられない技術を身につけた人」

ということになります。

世の中、頭の良い人がいて、難しいことを簡単に理解してしまう人がいます。
ですが、名義預金の検討、土地評価、その他諸々の相続税計算での難しい事項は、時間をかけ、多くの実務を経験しないと、身につけられません。

この「職人芸」ができる税理士は、あまり多くないかもしれません。
ですが、職人を待っている人（＝相続税をきちんと計算してもらいたい人）は、世の中に多くいらっしゃいます。

それらの方々のご期待に応えるためにも、税理士は、作業を見直し、より効率化を図るべきだと思います。

他にも色々な方法がありますが、とりあえず、代表的な方法をご紹介してきました。
ぜひ、効率化を図れるよう、工夫してみてください。